Organización Documental

Conozca los beneficios y rentabilidad

Los beneficios de una buena gestión de un archivo de empresa constituyen una de las claves del éxito y optimización del trabajo.

Nuestros consultores especialistas ayudan a nuestros clientes en la definición de los criterios de clasificación, ordenación y descripción de sus expedientes y documentos. También contamos con auxiliares especialistas de archivo que realizan las tareas y actividades operativas desplazándose para la organización de archivos.

Cotizar servicio

Entre las funciones para la organización de archivos podemos colaborar en:

Identificar las series documentales

Identificar las series documentales creadas en el ejercicio de sus funciones por las unidades administrativas.

Limpiar documentos de archivo

Limpiar documentos de archivo quitándoles elementos como clips, gomas, grapas, etc.

Preparar los índices y etiquetas

Preparar los índices y etiquetas para identificar las carpetas donde serán archivados los documentos.

Reconstruir los expedientes

Reconstruir los expedientes agrupando todos sus documentos y separando los de valor meramente informativo.

Clasificar los expedientes

Una clave dentro de la organización de archivos consiste en clasificar los expedientes según un cuadro de clasificación y ordenarlos siguiendo diferentes criterios.

Ordenar los documentos

Ordenar los documentos, expedientes y cajas que los contienen según criterios establecidos dentro de la organización de archivos.

Llevar el control de préstamos

Llevar el control de préstamos de expedientes y/o documentos.

Extraer los documentos y expedientes

Extraer, de acuerdo a las normas establecidas al realizar el análisis de la organización de archivos, los documentos y expedientes para incorporarlos al archivo de inactivos.

Descripción de expedientes y documentos

Descripción de expedientes y documentos siguiendo las normas establecidas, por ejemplo, ISAD (G).

Generar informes

Generar informes sobre los documentos archivados.

Trasladar las cajas que contienen los expedientes

Trasladar las cajas que contienen los expedientes y documentos entre depósitos y archivos.

Foliación de Documentos

Esta actividad, imprescindible en los procesos de organización archivística, tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística. En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.